Как заполнять журнал регистрации и учета доверенностей по образцу

Сегодня предлагаем помощь в вопросах на тему: "Как заполнять журнал регистрации и учета доверенностей по образцу". При возникновении вопросов их можно в любое время задать нашему дежурному сотруднику.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2019 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

  1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
  2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
  • номер по порядку;
  • дата выдачи;
  • дата, до которой действует документ;
  • должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
  • название контрагента;
  • основание — номер договора или счета;
  • подпись работника;
  • результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Книга регистрации доверенностей по общим вопросам

Гражданский кодекс РФ, от 30.11.1994 № 51-ФЗ, Часть 1, Статья 185) Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация доверенностей на представление интересов организации производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Книга регистрации доверенностей по общим вопросам

Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года. Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал.

Журнал учета доверенностей. скачать бланк и образец

Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о доверенностях, выданных лицам, представляющим интересы организации. Регистрация и факт выдачи доверенностей для представления интересов организации осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом.

Журнал должен быть внесен в номенклатуру дел структурного подразделения (например, службы ДОУ, юридического отдела, бухгалтерии или др.). В локальном нормативном акте организации должна быть разработана форма журнала и правила регистрации и выдачи доверенностей на представление интересов организации.

Журнал прошивается, страницы нумеруются до внесения в них записей, на последней странице журнала делается запись о количестве страниц в журнале. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Журнал учета выданных доверенностей

Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.

  • На кого выдана.
  • Название поставщика.
  • Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
  • Подпись того, кто получил доверенность.
  • Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка.

Журнал регистрации выданных доверенностей

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно.

Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации. Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета.

Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3. Форма М-3 Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г.
Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Журнал регистрации доверенностей

Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться.

Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен. Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт.

Читайте так же:  Оформление земли по дачной амнистии

Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет. Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче. Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом: В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации

Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации — применяется для регистрации доверенностей. Пример заполнения основного раздела журнала: В журнал включены дополнительные материалы:

    Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ, Часть 1, Ст.

185-189

  • Пример оформления приказа «Об утверждении порядка выдачи и регистрации доверенностей»
  • Порядок регистрации доверенностей
  • Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

    Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации

    Если срок в доверенности не указан, то действует она 1 год. Читайте также статью: «Читайте также статью: → «Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение». Учет доверенностей без журнала М-3 Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:

    1. Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке.

    Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;

    • Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
    • Законодательная база Законодательный акт Содержание Постановление Государственного комитета СССР по статистике №241 от 28.12.1989 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» Закон №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» Статья 186 ГК РФ «Срок доверенности» Постановление Госкомстата РФ №71а от 30.10.1997 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» Оцените качество статьи.

    Журнал регистрации выданных доверенностей

    Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.

    Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

    Составные части документа

    Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

    • Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
    • Дата выдачи.
    • Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
    • На кого выдана.
    • Название поставщика.
    • Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
    • Подпись того, кто получил доверенность.
    • Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

    Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

    Законодательная база

    В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

    [3]

    Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

    Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

    Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

    Читайте так же:  Приказ о привлечении работника к материальной ответственности

    Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.

    Виды регистрируемых доверенностей

    Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

    В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

    Отзыв доверенности

    Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

    Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

    Кем заполняется

    Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

    Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

    Образец журнала регистрации выданных доверенностей

    Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

    Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.

    Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

    Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.

    Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2019

    Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года. Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно. Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя. Виды регистрируемых доверенностей Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей. В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

    Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

    Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

    Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

    1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
    2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
    3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
    4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
    5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
    6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
    7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
    8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности.

    Журнал регистрации доверенностей

    Журнал регистрации выданных доверенностей

    Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей. Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

    1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
    2. Дата выдачи доверенности;
    3. Срок действия доверенности;
    4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
    5. Наименование поставщика ТМЦ;
    6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
    7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
    8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности.

    Журнал учета выданных доверенностей

    Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется. Способ заполнения журнала может быть следующий:

    • на бумажном носителе (то есть рукописный);
    • в MS Excel;
    • в специализированной бухгалтерской программе.

    Каждая организация выбирает удобный для себя способ. Пример заполнения М-3 Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей Доверенность на ТМЦ Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

    На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности.

    Учет доверенностей на предприятиях

    Законодательная база В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации.

    Результаты поиска:

    N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г. С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена С 1967 по 2012 гг.
    действовал журнал учета доверенностей Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом: В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

    Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную. Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.

    Читайте так же:  Что такое контрафактный товар

    Отдельно рассмотрим получение ТМЦ предпринимателем или руководителем организации. Разберемся нужна ли доверенность им. По уставу руководитель является лицом, которое представляет компанию без доверенности, а значит в доверенности он не нуждается. В накладной он вправе поставить ставить личную подпись и печать (при применении).

    Предприниматель, это лицо, ведущее предпринимательскую деятельность от собственного имени. Соответственно, в доверенности он также не нуждается. Срок, на который выдается доверенность может быть разным в пределах трех лет, например, на 15 дней, на 1 месяц, на 1 квартал.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.
    Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет. Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных.
    Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче. Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

    Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2018 году

    Образец журнала регистрации выданных доверенностей Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

    Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась. Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен.
    Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

    Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».Также полезно прочитать: «Акт о возвращении товарно-материальных ценностей (форма МХ-3)«.

    Кто должен вести До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется. Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы.

    Журнал регистрации договоров

    Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

    Для чего нужен журнал, его значение

    Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

    Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

    Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

    Какие договоры фиксируются в журнале

    В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

    Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

    Где хранить журнал

    Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

    Можно ли обойтись без этого документа

    Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

    Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

    Как составить журнал

    Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

    Оформление журнала, особенности

    К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

    Читайте так же:  Замещение сотрудника на время декретного отпуска

    Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

    Образец журнала регистрации договоров

    Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

    1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
    2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
    3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

    Типовая межотраслевая доверенность по форме М-2

    Форма М-2 – это доверенность руководителя организации на кого–либо из сотрудников для получения товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика.

    Для чего нужна доверенность по форме М-2

    Обычно к составлению такого документа прибегают представители тех компаний, в которых получение каких-то товаров или материалов по доверенности происходит с высокой периодичностью и в массовом порядке.

    Однако при этом доверенность формируется чаще всего для однократного принятия товара и на строго ограниченный период.

    Основанием для составления доверенности служит договор, заключенный между предприятиями: о поставке, купле-продаже и т.п., а также приходники, накладные, акты, счета-фактуры и прочие подобного рода бумаги.

    На кого можно выписывать доверенность по форме М-2

    В отличие от доверенностей, которые пишутся в свободной форме и которые можно выписывать на любое физическое лицо и даже стороннюю организацию, типовую доверенность М-2 можно выдавать только работникам предприятия, числящимся в ее штате.

    Обычно функция по оформлению доверенности ложится на специалиста бухгалтерского отдела, который контролирует финансовую часть проводимой сделки, а также процесс получения и приходования товарно-материальных ценностей, но она также в обязательном порядке должна быть завизирована директором компании.

    На какой срок выдается доверенность

    Как правило, доверенность по форме М-2 на получение каких-то конкретных товаров или материалов выдается на срок, не превышающий двух недель, однако в некоторых случаях, этот период может быть продлен до одного месяца (например, если получение товарно-материальных ценностей происходит у одного и того же поставщика).

    После истечения срока доверенности никто не имеет права ни получать, ни выдавать на ее основе какие бы то ни было товары и материалы.

    Надо ли регистрировать документ

    Каждую выданную доверенность секретарь компании, делопроизводитель или иной сотрудник, в обязанности которого входит учет исходящей документации, обязан вносить в специальный журнал.

    Как правильно составить и оформить доверенность М-2

    Уже из названия доверенности ясно, что она имеет стандартный вид, поэтому оформление ее строго регламентировано законом.

    Все ячейки нужно заполнять обязательно, не допуская никаких ошибок и корректировок – если таковые все же будут, лучше не вносить в бланк исправления, а создать новый документ.

    При заполнении межотраслевой формы М-2 следует использовать данные из паспорта доверенного лица или иного документа, удостоверяющего его личность. Подпись доверителя также должна присутствовать на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

    Одну доверенность можно выдавать на получение товара от одного поставщика сразу по нескольким сопроводительным документам – в форме М-2 надо только указать все их реквизиты. Но если поставщики разные, то в каждом случае потребуется создание индивидуального документа.

    Доверенность составляется в единственном оригинальном экземпляре.

    [2]

    Она состоит из двух частей:

    1. одна, после заполнения, отрывается и остается у бухгалтера,
    2. вторая же – основная, передается доверенному лицу. Он, в свою очередь, отдает ее поставщику, который присовокупляет ее к своему пакету отгрузочных документов.

    Все корешки доверенностей, выданные сотрудникам организации, после утраты их актуальности, должны храниться в архиве на протяжении периода, установленного законодательством РФ или внутренними нормативно-правовыми актами предприятии, после чего их можно утилизировать.

    Образец заполнения типовой межотраслевой формы М-2

    1. В начале документа нужно заполнить таблицу, в которую следует вписать:
      • номер формы (по внутреннему документообороту фирмы), дату ее выдачи и срок действия,
      • сведения о лице, которому она выдана: должность сотрудника и его ФИО – напротив этих данных работник должен поставить свою подпись.
    2. Ниже указывается организация, в которую надо предъявить документ (т.е. поставщик).
    3. Далее следует внести сведения о номере и дате наряда, а также документа, подтверждающего выполнение доверенного действия. Эта часть после оформления остается у бухгалтера.

    Оформление второй части формы М-2

    Вторая часть бланка – основная.

    1. Первым делом в нее вписывается наименование организации–доверителя.
    2. Здесь же указываем номер доверенности, дата ее выдачи и срок действия.
    3. После этого вносятся данные о предприятии-потребителе (т.е. опять же той компании, которая выдает доверенность), его название и адрес, а также номер расчетного счета и сведения о банке, в котором он обслуживается.
    4. Заполняем должность, фамилия-имя-отчество представителя организации, который будет действовать на основании этой доверенности и его паспортные данные: серия, номер, дата и место выдачи (при получении товара представитель организации вместе с бланком доверенности должен предъявлять и свой паспорт).
    5. Чуть ниже вписывается название организации-поставщика и ссылка на документ, по которому происходит выдача товарно-материальных ценностей (в данном случае это договор).
    Читайте так же:  Какого года постройки дом считается ветхим

    Оформление третьей части формы М-2

    Третья часть межотраслевой формы М-2 включает в себя таблицу, в которую вносятся все товары и материалы, которые уполномочен получить доверенный человек. Здесь указывается их номер (по порядку), наименование, единица измерения и количество. Стоимость в данном документе к указанию не предусмотрена.

    Оформление подписей формы М-2

    В завершение под документом подписывается представитель организации, затем руководитель удостоверяет его подпись своим автографом, после чего бланк доверенности визирует главный бухгалтер предприятия.

    Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

    Указанные возможности реализованы в программе:

    • Сохранность учредительных документов
    • Отчеты для госорганов и акционеров
    • Готовые шаблоны документов
    • Полномочия ГД вовремя продляются
    • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
    • Контроль доверенностей и активов

    Любое предприятие в своей деятельности прибегает к распределению полномочий с помощью доверенностей. Каждому юристу известно, что порядок, сроки и правовые последствия выдачи и отзыва таких документов установлены ст. 185 – 189 ГК РФ . В неотъемлемые обязанности юриста входит как составление, так и проведение правовой экспертизы выдаваемых документов на предмет соблюдения формы, обязательных сведений и объема полномочий доверителя и доверенных лиц.

    Журнал учета доверенностей – вести или нет?

    Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР. Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

    С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена

    С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей

    Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом:

    В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

    Выдача юридических доверенностей

    При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий. Эти «юридические» доверенности должны относиться к компетенции юристов.

    Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

    • для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
    • купли-продажи недвижимого имущества;
    • голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
    • на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

    К чему приводят неучтенные доверенности

    Не забываем про отзыв доверенностей!

    Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

    Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании. Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

    Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей

    Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

    • Бумажный (рукописный журнал);
    • MS Excel;
    • Программные продукты.

    [1]

    Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов.

    В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде.

    Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий. На уровне всех пользователей можно настроить авто оповещения любым удобным способом:

    Кроме того, с помощью «Юрайт» можно распечатать бланк доверенности (либо адаптировать и загрузить используемые у себя шаблоны):

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Резюмируя, модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» представляет собой полноценную систему учета и управления юридическими доверенностями, которая может быть использована в работе юристом, работником канцелярии (управления делами, отдела документооборота) либо бухгалтерией.

    Источники


    1. Михайловская, Н.Г. Искусство судебного оратора / Н.Г. Михайловская, В.В. Одинцов. — М.: Юридическая литература, 2016. — 176 c.

    2. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.

    3. Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.
    4. Волеводз, А. Г. Международный розыск, арест и конфискация полученных преступным путем денежных средств и имущества (правовые основы и методика) / А.Г. Волеводз. — М.: Юрлитинформ, 2015. — 477 c.
    5. Теоретические и практические аспекты охраны промышленной собственности в Российской Федерации. — М.: ИНИЦ Роспатента, 2014. — 552 c.
    Как заполнять журнал регистрации и учета доверенностей по образцу
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here