Как регистрировать заявления

Сегодня предлагаем помощь в вопросах на тему: "Как регистрировать заявления". При возникновении вопросов их можно в любое время задать нашему дежурному сотруднику.

Как регистрировать заявления

Просьба внимательно ознакомиться с информацией о подаче документов в электронном виде на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей (ИП), крестьянских фермерских хозяйств (КФХ) и юридических лиц (ЮЛ) в электронном виде через сеть Интернет.

Технология подачи документов на государственную регистрацию в электронном виде

В целях подачи документов в электронном виде на государственную регистрацию через сеть Интернет необходимо подготовить транспортный контейнер, содержащий перечень документов, включающий соответствующее заявление, а также другие представляемые документы.

Подготовить заявление в электронном виде и транспортный контейнер можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:

  • ПО «Подготовка документов для государственной регистрации» (ППДГР), в котором предоставляется возможность заполнить заявление, сохранить его и распечатать, а также сформировать Транспортный контейнер, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.
  • ПО «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР), в котором предоставляется возможность сформировать ТК на основе ранее созданного заявления, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.

Обязательна ли регистрация заявлений работников?

нужно ли регистрировать заявления об увольнении

Вопрос относится к городу Маркс

Здравствуйте.Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях [K=17;P=80;T=80], [K=17;P=89;T=89], [K=17;P=122;T=122] 122, [K=17;P=124;T=124], [K=17;P=126;T=126], [K=17;P=127;T=127], [K=17;P=128;T=128], [K=17;P=131;T=131], [K=17;P=229.1;T=229.1] . ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

( [D=18347;T=ГОСТ Р 51141-98])

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения — постоянно.

Это зависит от того, как у вас поставлено делопроизводство.

Правильно регистрировать все входящие документы — это удобно как работодателю, так и работнику (может отслеживаться срок двухнедельной отработки)

Трудовое законодательство не содержит такого требования.

Но если работник хочет зарегистрировать свое заявление, Вы не можете ему в этом отказать. Обычно, это делается у секретаря в журнале входящей документации.

Вы можете завести отдельный журнал.

Для работодателя регистрация заявлений об увольнении по собственному желанию может быть очень удобной формой, особенно в случае спора соблюдения двухнедельного срока до подачи заявления.

Иногда в заявлении работник не указывает дату увольнения, но если Вы зарегистрируете заявление определенным числом, то это и будет считаться датой подачи заявления.

Если в заявлении об увольнении по собственному желанию не указаны дата составления и дата, с которой работник просит его уволить, можно ли его зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции и по прошествии 14 дней уволить работника?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции.

В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Частью второй той же статьи предусмотрено, что по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

Отметим, что трудовое законодательство не устанавливает конкретного перечня информации, которая должна содержаться в заявлении работника об увольнении. По смыслу части первой ст. 80 ТК РФ для того, чтобы оформить расторжение трудового договора по этому основанию, работодателю достаточно установить, что волеизъявление на расторжение трудового договора должно исходить от работника и что оно выражено в письменной форме (смотрите постановление Московского городского суда от 26.12.2011 N 4а-2936/11).

Читайте так же:  Закон о детских автокреслах

Указывать в заявлении об увольнении дату расторжения трудового договора или дату такого заявления нормы ТК РФ не требуют. Как следует из части первой ст. 80 ТК РФ, для того чтобы определить дату увольнения работника (если соглашение между ним и работодателем о дате расторжения трудового договора отсутствует), достаточно установить день получения работодателем от работника заявления об увольнении. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции, датой приема заявления уполномоченным на совершение таких действий сотрудником работодателя или иными обстоятельствами в зависимости от конкретной ситуации (смотрите, например, решение Ангарского городского суда Иркутской области от 12.05.2010). Работник должен быть уволен в последний день двухнедельного срока, исчисляемого со дня, следующего за днем получения заявления работодателем.

Отметим, что наличие в заявлении об увольнении конкретной даты, с которой работник просит его уволить, может иметь значение в ситуации, когда работник выражает намерение расторгнуть трудовой договор до истечения обычного срока предупреждения об увольнении или, наоборот, желает, чтобы трудовой договор был расторгнут после окончания общеустановленного двухнедельного срока. В первом случае соглашение между работником и работодателем о расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении может быть достигнуто путем оформления резолюции на заявлении, в которой работодатель даст согласие на увольнение работника с желаемой даты (определения Ленинградского областного суда от 26.07.2012 N 33а-3100/2012, СК по гражданским делам Московского городского суда от 05.10.2010 по делу N 33-31234). Однако в этих ситуациях речь идет об особом волеизъявлении работника, которое зависит от его усмотрения. В обязательном порядке выражать волеизъявление по поводу даты прекращения трудового договора от работника не требуется.

Таким образом, отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Трошина Татьяна Ответ прошел контроль качества 9 июня 2015 г.

Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 12

Вопрос: Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще? Обязана ли организация вести журнал или книгу регистрации заявлений работников и если да, то на основании чего это делается?

Ответ: Вопрос о регистрации заявлений в первую очередь связан с необходимостью определения момента, с которого следует исчислять срок предупреждения об увольнении.

[2]

Нужно сказать, что в случае если заявление поступило в форме письма с изложением причин увольнения и просьбой уволить или телеграммы с места проведения отдыха и т.д., то днем предупреждения следует считать день вручения уведомления почтовой службой. Но, как правило, работник просто подает заявление в произвольной форме. В таком случае датой предупреждения об увольнении считается дата поступления заявления.

В случае несовпадения этих дат работодателю важно зафиксировать данный факт. Оптимальный вариант для этого — все-таки составление соответствующего акта за подписью не менее трех должностных лиц, но если в организации введена система учета документации, которая позволит определить дату поступления заявления, то достаточно будет факта регистрации заявления в такой системе.

Зачастую работники, со своей стороны, требуют зарегистрировать заявление. Если в Вашей организации не предусмотрена такая регистрация, то достаточно вручить работнику копию заявления с датой его получения, заверенную подписью уполномоченного должностного лица (кадровика или секретаря). Такая копия будет служить для работника подтверждением даты его предупреждения работодателя об увольнении.

Вопрос же регистрации заявлений работников в специальном журнале или книге зависит только от принятой в организации системы документооборота. Правовых норм, обязывающих работодателя регистрировать каким-либо образом заявления работников, и, в частности, заявления об увольнении, нет.

Но необходимо хранить заявления об увольнении, поскольку ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также специальными перечнями документов.

Такие сроки установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000. В нем указано, что:

— личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно;

Журнал регистрации заявлений

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.

Как оформить журнал регистрации заявлений: образец

В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:

  • порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
  • дата обращения;
  • должность и фамилия автора;
  • резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.
Читайте так же:  Срочная консультация юриста по телефону

Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).

Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.

Как регистрировать жалобы и иные обращения граждан?

Разницы быть не должно, если строго соблюдать установленную сферу применения действующего законодательства об обращениях граждан, но на практике некоторая разница встречается.

[3]

Это связано с тем, что государственные органы и органы местного самоуправления в работе с обращениями граждан руководствуются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями), но иногда в общем потоке поступающих документов регистрируются заявления на предоставление государственных или муниципальных услуг, с которыми граждане обращаются в орган управления, что регламентируется Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями).

А коммерческие организации прежде всего руководствуются Гражданским кодексом РФ, законодательством о защите прав потребителей и стандартами работы с претензиями клиентов. Граждане для коммерческой организации выступают прежде всего в статусе клиентов, контрагентов и потребителей реальных товаров и коммерческих услуг. Но жалобы, заявления и предложения из государственных органов, органов местного самоуправления, от депутатов могут направляться в коммерческие организации для исполнения, устранения недостатков, «принятия мер» и подготовки ответа. Если такого рода пересылаемых обращений немного, то их часто ошибочно включают в общий документопоток поступающих документов.

Рекомендуем обратить внимание, что делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с требованиями Федерального закона № 59-ФЗ и п. 17 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями) должно осуществляться как специальное делопроизводство на отдельном участке службы делопроизводства. Это как раз и предусматривает:

  • отдельную регистрацию обращений в пределах своего документопотока;
  • ведение соответствующих журналов;
  • соблюдение законодательно установленных сроков исполнения и приоритетность исполнения;
  • отдельные правила формирования дел;
  • назначение ответственного должностного лица за организацию работы с обращениями граждан и уполномоченного сотрудника, осуществляющего ведение делопроизводства по обращениям.

Классификация видов обращений граждан закреплена в самом Федеральном законе № 59-ФЗ, в соответствии с которым:

  • предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законодательства и нормативных правовых актов, совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества;
  • заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод и прав и свобод других лиц, а также сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц. Кроме того, форма заявления как письменного документа используется гражданами для оформления требований об ознакомлении с документами, о прекращении рассмотрения обращения, о возврате ранее представленных материалов и документов и т.п. ситуаций;
  • жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Для идентификации соответствующего обращения в процессе его регистрации необходимо также учитывать, что с обращениями могут обращаться не только граждане – физические лица, но и общественные организации и объединения граждан, т.е. юридические лица. Кроме того, классификацию обращений необходимо осуществлять не только по виду обращения, но и по:

  • признакам его автора (физическое лицо / юридическое лицо; индивидуальное обращение / коллективное),
  • способу получения / доставки (почта / личный прием / сайт),
  • форме представления (бумажная / электронная),
  • повторности обращения и иным внешним признакам.

А самое главное в процессе регистрации – соотносить содержание обращения с функциями, полномочиями и компетенцией органа управления.

Видео (кликните для воспроизведения).

По всем этим критериям и признакам формируются документопотоки в зависимости от объема обращений и ведутся отдельные журналы и картотеки. Соответствующие сведения (графы и поля) включают в журналы или карточки регистрации обращений граждан (ведутся в бумажной или электронной форме) и в формы отчетов о работе с ними, причем в отчетах особенно выделяют:

  • количество обращений, исполненных в срок / с переносом срока / в срок с промежуточным ответом;
  • количество повторных обращений одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу;
  • количество обращений, не соответствующих компетенции и полномочиям органа управления;
  • количество обращений, полученных в порядке пересылки вместе с запросами и сопроводительными письмами депутатов и т.п.

В настоящее время свою актуальность сохраняет практическая рекомендация о разработке в организациях конкретных инструкций по делопроизводству, которое ведется по обращениям граждан, тем более что разработка административных регламентов по работе с обращениями граждан в государственных органах и органах местного самоуправления отменена.

Как регистрировать заявления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как регистрировать заявления». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

А так как у организации много филиалов, бухгалтер зачастую даже не видела новичков и постоянно выносила на себе гнев директора, которому обиженный новичок шёл жаловаться, что ему не перечислили первую зарплату.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения — постоянно. В органах внутренних дел прием и регистрацию заявлений и сообщений о происшествиях в основном осуществляют дежурные части, именно сотрудники ДЧ в большей степени отвечают за своевременность и полноту регистрации заявлений и сообщений о происшествиях, влияют на мнение граждан об организации работы в органах внутренних дел.

Читайте так же:  Оплата арбитражного управляющего

Как зарегистрировать заявление на увольнение

По усмотрению ответственного за ведение журнала лица в него можно добавить еще некоторые данные. Можно указать, куда будет передано заявление на хранение.
Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Обычно для регистрации заявлений используют журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов. При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который проставляется на заявлении рядом с датой, проставленной работником.

ТК РФ и другие. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией.
Напоминаю Вам, что между нанимателем и работником должно быть достигнуто соглашение о прекращении трудового договора по соглашению сторон.

Если руководитель организации или иной полномочный представитель работодателя не должен удовлетворить просьбу работника и не согласен ее выполнить, то это и следует отразить в резолюции, а не подменять волеизъявление работника своим решением.
Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Ряд документов в сфере трудовых отношений правильно оформить не на имя руководителя, а достаточно составить заявление в отдел кадров. Конечно, если ходатайство будет составлено руководству, катастрофической ошибки не будет. Руководитель просто своей резолюцией перенаправит ходатайство работника в соответствующий отдел.
В соответствии с совместным приказом Генеральной прокуратуры РФ, МВД РФ, МЧС РФ, Минюста РФ, ФСБ РФ, Министерства экономического развития и торговли РФ, Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков «О едином учете преступлений» любое правоохранительное ведомство, имеющее право проводить дознание и следствие, обязано принять и зарегистрировать заявление гражданина о преступлении вне зависимости от подследственности данного преступления.

Обычно вносятся данные: порядковый номер (может служить и регистрационным номером); дата заявления; должность и фамилия автора заявления; резолюция руководителя на данном или номер приказа по данному.
При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также резолюция от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления . Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите фамилию регистратора и поставьте подпись.

Технология подачи документов на государственную регистрацию в электронном виде

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение. В настоящее время эффективная деятельность органов внутренних дел напрямую зависит от регистраций и учета преступлений, которая позволяет оценить реальное состояние преступности в стране, результаты оперативно-служебной деятельности, выявить ее проблемы, прогнозировать дальнейшее развитие событий, планировать борьбу с преступностью в целом и по отдельным направлениям, рассчитывать необходимое количество сил и средств для осуществления реального контроля над преступностью.

В Трудовым с соответствии Кодексом РФ и установленным порядком документооборота заявление любое сотрудника должно быть зарегистрировано, внутренний как документ.

Журнал регистрации заявлений работников применяется на предприятии для организации учета всех заявлений. Он заводится с начала деятельности предприятия и ведется до конца его существования.

Основные требования к заявлению о согласии на регистрацию

Органы внутренних дел обязаны принимать устные и письменные сообщения о преступлениях, а также сообщения и письменные заявления о событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, в том числе о несчастных случаях, дорожно-транспортных происшествиях, авариях, катастрофах, чрезвычайных происшествиях, массовых беспорядках, массовых отравлениях людей, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения возможных признаков преступления или административного правонарушения. Сообщения о преступлениях включают и явку с повинной, т. е. добровольное сообщение лица о совершенном им преступлении. Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы . предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют этот журнал в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе.

В соответствующих полях журнала сведения внесите о дате поступления, полном имени подавшего, сотрудника заявление. Для крупного предприятия также необходимо дополнительно указать структурное подразделение и номер табельный работника. Далее кратко укажите документа суть (увольнение, отпуск или другое). В поле отдельном запишите резолюцию руководителя, проставленную на При.

[1]

Вопрос: Если в заявлении об увольнении по собственному желанию не указаны дата составления и дата, с которой работник просит его уволить, можно ли его зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции и по прошествии 14 дней уволить работника? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ.

Читайте так же:  Продажа доли в квартире без согласия других собственников

Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма.

Как известно, своевременная регистрация может обеспечить принятие своевременного и обоснованного решения по материалу, а, в свою очередь, своевременное возбуждение уголовного дела создает возможность широкого комплекса действий, направленных на установление всех обстоятельств выявленного преступления и привлечение виновных к уголовной ответственности.
Но в крупных организациях и документооборот соответствующий. Поэтому здесь мы приведем примерный перечень вопросов, которые можно решить с отделом кадров. Также разместим пример заявления в такой отдел, чтобы ознакомиться с общими правилами составления такого рода документов.

Как правильно составить, подать и зарегистрировать заявление или обращение в госудасртвенный орган власти?

Как правильно составить, подать и зарегистрировать заявление или обращение в госудасртвенный орган власти?

  • начинайте его со слов «Уважаемый» и заканчивайте «С уважением»;
  • в одном обращении лучше касаться одного вопроса, если вопросов много —- напишите несколько обращений по каждому отдельному вопросу;
  • сначала изложите кратко содержание и историю решения Вашей проблемы со ссылками на соответствие Ваших требований законодательным актам, или, наоборот, на противоречие им действий организации, на которую Вы жалуетесь;
  • в конце текст обращения должен иметь четкие требования-пожелания, а не размытые «просим разобраться»;
  • в идеале объем обращения не должен превышать одной страницы стандартного А4 формата;
  • после текста самого обращения следует написать слово «Приложения» и письменно перечислить (и добавить к обращению) копии решений, которые обжалуются, копии ответов других учреждений, к которым уже ранее обращались по своему вопросу, а также количество их страниц (листов).

В любом случае Вы должны составить свои обращения в количестве не менее 2-х экземпляров — один экземпляр отправится адресату, а второй, с отметкой о регистрации-вручении, останется у Вас на руках.

Есть два основных способа подачи документации.

Первый — регистрация в канцелярии учреждения, которому Вы отдаете два экземпляра своего заявления. Принятие, рассмотрение и регистрация обращений граждан во всех организациях должны проводится в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 14.04.1997р. № 348. Одно заявление остается в канцелярии (или приемной или у лица, ответственного за прием заявлений), а на другом работник канцелярии должен указать дату поступления документа, поставить свою подпись, указать фамилию и инициалы и поставить штамп с входящим номером. После этого Вы можете забрать свой экземпляр. Не забудьте к тому же спросить номер телефона, по которому Вы сможете узнать, кому Ваше письмо направлено для рассмотрения. Обращения, оформленные надлежащим образом и поданные в установленном порядке, подлежат обязательному принятию и рассмотрению. Но если сотрудник канцелярии отказывается принять Ваше заявление, тогда сначала попробуйте пообщаться непосредственно с начальником канцелярии или непосредственно с руководителем организации с целью надлежащей регистрации обращения.

Другой

вариант отправки корреспонденции — заказным письмом с получением уведомления о вручении.

Еще один вариант

(в случае отказа принять Ваше обращение) — составить вместе с двумя своими коллегами акт о том, что такой-то сотрудник отказался принять Ваше заявление, а затем обратиться с жалобой в районную прокуратуру, поскольку в ее прямой компетенции находится контроль за исполнением Закона «Об обращениях граждан».

Также, как вариант, можно воспользоваться бесплатной юридической консультацией практикующих юристов.

Согласно статье 20 вышеупомянутого Закона Украины «Об обращениях граждан», Вы должны получить письменный ответ на своё заявление:

  • немедленно или не позднее 15-ти дней — если вопрос не требует дополнительного изучения;
  • в течение месяца — это стандартный срок;
  • до 45-ти дней — если в месячный срок решить затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель соответствующего учреждения определяет необходимый срок для его рассмотрения (но не позднее 45 дней), о чем сообщается заявителю.
  • Нужно ли регистрировать кадровые документы?

    Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.

    В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.

    Зачем и почему нужна регистрация?

    В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.

    И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.

    Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

    Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу. Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.

    Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

    В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.

    Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.

    Какие это документы?

    • все виды приказов по личному составу;
    • уведомления работников ;
    • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
    • личные дела работников;
    • трудовые книжки;
    • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
    • протоколы;
    • акты;
    • командировочные удостоверения.

    Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.

    Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?

    По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.

    Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.

    В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.

    Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.

    Регистрация входящих документов

    Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

    Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

    Прежде чем приступить к регистрации документов

    Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

    Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

    Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

    • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
    • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
    • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

    Как зарегистрировать входящие документы

    • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
    • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
    • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
    • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
    • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

    Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

    • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
    • копии информационных документов и рекламные материалы,
    • поздравительные письма,
    • приглашения,
    • прейскуранты,
    • добавьте что-то еще (если требуется).

    Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

    Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

    Источники


    1. Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.

    2. Общество с ограниченной ответственностью. Судебная практика, официальные разъяснения и рекомендации. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 128 c.

    3. Графский, В.Г. Бакунин; Юридическая литература, 2013. — 144 c.
    4. Горшенева, И.А. Теория государства и права. Гриф МВД РФ / И.А. Горшенева. — М.: Юнити-Дана, 2013. — 910 c.
    5. Майринк, Густав Кабинет восковых фигур / Густав Майринк. — М.: Terra Incognita, 2015. — 304 c.
    Как регистрировать заявления
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here