Как правильно заполняется трудовая книжка работника

Сегодня предлагаем помощь в вопросах на тему: "Как правильно заполняется трудовая книжка работника". При возникновении вопросов их можно в любое время задать нашему дежурному сотруднику.

Как правильно заполняется трудовая книжка работника

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки
на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ).

Все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора.
Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

  1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
  2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

Как заполнить самый первый — титульный лист книжки.

  1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью.
    Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
  2. Дату рождения пишут арабскими цифрами.
    Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год — четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
  3. Образование.
    Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
  4. Профессия, специальность.
    Данные также указываются исходя из документов об образовании.
  5. Дата заполнения.
    Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
  6. Подпись владельца книжки.
    В этой графе должен расписаться сам работник.
  7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
    Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
  8. Место для печати.
    Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку.
Это касается только основного места работы.

Прием на работу

  1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе».
    Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
  2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер.
    Соответственно, если это первая запись — в графе будет стоять «1».
  3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
  4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу.
    Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
  5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию.
    Как правило, это приказ о приеме на работу.

Прием на работу по совместительству

Запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника.
То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом нет.
Но если работник попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером.
Запись делает именно работодатель по основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.

Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.

Увольнение

Самое распространенное основание для увольнения — увольнение по собственному желанию.

  1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
  2. Дата.
    Дата увольнения указывается арабскими цифрами.
    Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
  3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин.
    А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
    Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
    Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
  4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили.
    Обычно это приказ о расторжении трудового договора.
  5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
    Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

Предположим, в трудовой книжке обнаружена неверная запись и теперь ее нужно исправить.
Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают.
Единственно возможный вариант — это признать запись недействительной.
И только после этого внести новую.

  1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
  2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной.
    То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
  3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
  4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
  5. Правильную запись внесите в графу 3.
  6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Правила оформления трудовой книжки

Зачем нужна трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

[1]

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Читайте так же:  Оформление брачного договора стоимость

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

  • Ирина Соколова

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

  • оформленные на постоянную работу;
  • принятые в штат по временному трудовому договору;
  • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
  • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
  • на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

[2]

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

  1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
  2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
  3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.
Читайте так же:  Если муж изменяет, развод неизбежен

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Содержание первой страницы включает информацию о работнике, которая вносится в соответствии с паспортом, дипломом об образовании, документами, подтверждающими изменение личных данных (например, свидетельство о браке при изменении фамилии).

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
  • число, месяц, год рождения цифрами;
  • уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
  • профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
  • дата заполнения;
  • подпись работника;
  • подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
  • гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

  • графа 1 «номер записи» — в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
  • графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
  • в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
  • графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

  • номер записи по порядку;
  • дата поощрения;
  • тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
  • реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.
Читайте так же:  Образец проекта перепланировки квартиры для согласования

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

  1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
  2. Новая вписывается над ней.
  3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
  4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

  • наличие сокращений;
  • ошибки в написании ФИО;
  • неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
  • не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
  • пропущена дата оформления книжки;
  • отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
  • не проставлена печать на титульном листе;
  • данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
  • запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
  • не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

[3]

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Читайте так же:  Сделки с залоговой недвижимостью можно ли продать или обменять квартиру, если она в ипотеке

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Делопроизводство

Видео (кликните для воспроизведения).

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Заполнение трудовой книжки является обязательным условием трудоустройства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Записи являются основанием для подтверждения трудового стажа и занимаемых должностей при приеме на работу или назначении пенсий.

Нормативная база

Обязанность заполнения трудовых книжек установлена в ст. 66 ТК РФ.

При заполнении документа работодатели руководствуются:

  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
  • Правилами заполнения, установленных документом «О трудовых книжках», утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225 (далее – Правила).

В настоящее время действуют книжки образца 2004 года. Документы, открытые ранее даты, продолжают действовать и не подлежат обмену.

Оформление и заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Обязанность по хранению, заполнению трудовых книжек несет работодатель по месту заключения основного договора.

Заполнение производится:

  • Темными чернилами.
  • На государственном языке.
  • В полном соответствии с приказами.

Даты месяца заполняются арабскими цифрами в двузначном формате, год – в четырехзначном.

Порядок и правила

Трудовая книжка включена в перечень документов, представляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

После приема на работу запись о трудоустройстве вносится в документ по истечении 5 дней.

В случае исполнения обязанностей в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, особое значение имеет наименование должности вне зависимости от точности данных персонифицированного учета.

Например, запись в трудовой с текстом: «Принята на должность лаборантки» может стать препятствием для получения льготного стажа. Правильный текст согласно квалификационному справочнику: «Принята на должность лаборанта».

Трудовые книжки неустановленного образца, открытые на территории иностранного государства, не используются.

Принятому работнику открывают новый документ без переноса данных о предыдущем стаже.

Образец записей и формулировок

Текст о приеме на работу вносится под порядковым номером (столбец 1) хронологического порядка с указанием даты записи (столбец 2).

Образец заполнения трудовой книжки приема на работу представляется в следующем содержании: «Принят на должность наладчика в пищевой цех». Столбец 4 содержит основание записи: «Приказ №15 от 20.12.2015г.».

Оформление в организацию

Внесение записи о трудоустройстве начинается с наименования организации.

Название предприятия должно соответствовать учредительным документам. Если компания зарегистрировала полное и краткое название, в текст вносятся оба наименования.

Запись производится по центру, со строчным отступом от предыдущей записи. В ряде предприятий наименование заносится штампом.

Пример:

Оформление в филиал

Филиал предприятия не является юридическим лицом.

Вне зависимости от места оформления трудовых книжек запись ведется от имени предприятия.

При приеме работника составляется текст примерного содержания: «Принят в Ярцевский филиал №1 на должность кондитера».

Указание на филиал может иметься в названии, например, «ООО «Мечта», Вяземский филиал, г.Вязьма».

Пример:

Прием в структурное подразделение

Структурное подразделение часто не имеет обособленного от головного офиса нахождения.

Если предприятие имеет несколько торговых точек и в трудовых договорах не указывается прием работника с указанием конкретного подразделения, запись в трудовой не имеет особой ссылки и не отличается от стандартного варианта текста.

Подробнее о том, как аннулировать запись в трудовой книжке, читайте здесь.

Прием переводом

Перевод лица от одного работодателем к другому оформляется дополнительными документами.

Ссылка на перевод должна быть отражена в записях обоих сторон – передающей и принимающей организации.

При приеме производится запись: «Принят на должность электрика в порядке перевода из ООО «Ромашка».

Пример:

Прием к ИП

Оформление трудоустройства к ИП не имеет отличия от найма к юридическому лицу.

Работодатель имеет право заключать трудовые договоры без дополнительной регистрации в муниципалитете, заполнять трудовые книжки.

Порядок ведения записи выполняется в стандартной форме.

Название ИП необходимо также указывать в полном и кратком варианте (при наличии в учредительных документах). Например, «Индивидуальный предприниматель Новиков Сергей Иванович (ИП Новиков С.И.)».

Пример:


Избрание или назначение директором

Назначение на должность директора юридического лица осуществляется собранием учредителей.

ИП также может иметь директора, принятого предпринимателем на основании приказа и договора. Данные об единоличном управляющем органе вносятся в учредительные документы.

В тексте трудовой книжки делается запись: «Принят (или назначен) на должность директора».

Пример:

Срочный трудовой договор

Условие заключения трудового договора с ограниченным сроком не отражается в трудовой книжке.

О срочности соглашения свидетельствуют договор и приказ.

Запись в трудовую о временном приеме производится по общим правилам.

Совместительство

При изъявлении желания работника, принятого по совместительству, может быть внесена запись о дополнительном трудоустройстве.

При оформлении договора по основному месту и совместительству на одном предприятии дополнительная запись вносится по заявлению работника.

Для записи о совместительстве на другом предприятии основанием служит выписка из приказа, трудового договора с дополнительного места трудоустройства.

Читайте так же:  Как выглядят новые водительские права

Ведение записей трудовых книжек производится кадровым работником.

Подпись в блоке, касающихся одного места трудоустройства, ставится после внесения последней записи.

Заверение записи производятся:

  • Руководителем предприятия.
  • Кадровым работником.
  • Иным должностным лицом, временно исполняющим обязанности.

В поле строки производится расшифровка подписи с указанием данных оформителя записи.

Подпись на титульном листе документа проставляет лицо, ответственное за заполнение книжек на первом месте трудоустройства.

Как ставится печать?

Обязанность заверения записей печатью установлена Правилами и Инструкцией.

Допускается использование печати, зарегистрированной в качестве основной. Печать для документов в трудовых книжках не применяются.

Оттиск круглой печати организации или ИП вносится:

  • На титульный лист при внесении первой записи. Отсутствие печати не изменяет юридической силы документа.
  • На внутреннюю обложку книжку при исправлении записи титульного листа, например, при смене фамилии.
  • На заключительную запись при увольнении.

При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.

Нужно ли знакомить работника?

Записи, внесенные в документ, производятся на основании приказов, изданных на предприятии, о трудоустройстве или переводе от другого работодателя.

Ознакомление с текстом производятся при внесении каждой новой записи с росписью в личной карточке (текст соответствует записям в трудовой).

Подпись в книжке работник ставит только при увольнении.

При всей простоте оформления трудовых книжек часто возникают нюансы, незнакомые ряду лиц, на которых возложена ответственность за заполнение трудовых книжек.

Так, частой ошибкой служит наличие отступа при заполнении текстовой части документа.

Оформление трудовой впервые

Открытие трудовой книжки производится при первом поступлении на работу.

Оформление нового документа осуществляется лицу по заявлению и за плату, равную сумме приобретения книжки в местах реализации бланков.

При оформлении работодатель первого места трудоустройства заполняет титульный лист.

Если требуется дубликат

Копия трудовой книжки необходима при порче, утрате, потере внешнего вида.

Дубликат выдается работодателем последнего места трудоустройства. Для получения копии документа работник должен обратиться с письменным заявлением к руководителю.

Выдача осуществляется через 14 дней после обращения.

Работодатель заполняет:

  • Данные, полученные работником на предприятии.
  • Сведения, касающиеся лица и полученные на предыдущих местах трудоустройства. Обязанность по сбору справок, договоров, приказов от других работодателей лежит на работнике.

При отсутствии данных от предыдущих работодателей и справок из архивов указывается совокупный стаж, имеющийся до трудоустройства.

Можно ли направлять уведомление о получении трудовой книжки по почте? Узнайте тут.

Что грозит за подделку трудовой книжки? Ответ — здесь.

Внесение исправлений

Исправление записей в установленном порядке позволяет придать юридическую силу тексту.

Неграмотно составленное исправление может привести к несоответствию данных в документах.

В каких случаях требуется изменение записи?

Изменение текста необходимо в случаях:

  • Внесения записи неточного содержания или оформления с помарками.
  • Допущения ошибок различного характера – в наименовании организации, должности, даты.
  • Отмены записи по решению руководителя или судебного органа.

Например, если работник был принят на вакантную должность водителя, а в текст внесена должность водителя-экспедитора.

При выявлении расхождения со штатом неверная запись отменяется с последующим внесением верного текста.

Как исправить правильно?

При внесении исправительной записи необходимо ориентироваться на номер.

На свободную строку вносится текст: «Запись за №11 считать недействительной». Далее вносится правильный тест с уникальным порядковым номером.

Пример:

Когда следует внести исправление?

Идеальным вариантом правильного исправления записей является изменение данных сразу после выявления ошибки.

На практике возникают ситуации, когда работник уже трудоустроен на новое предприятие, после чего выявлена ошибка. Отмена правильных записей не производится.

Исправительные записи составляются новым работодателем внутри блока собственного текста на основании справки, представленной с предыдущего места трудоустройства.

Трудовая книжка – документ особой важности.

Данные позволяют определить стаж, качество знаний и опыта сотрудника, подтвердить факт трудоустройства и должность. Заполнение документа производится по правилам, равным для всех организационно-правовых форм предприятий.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Золотов, Ю. А. История и методология аналитической химии / Ю.А. Золотов, В.И. Вершинин. — М.: Academia, 2015. — 464 c.

  2. Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2009. — 320 c.

  3. Венгеров, А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов; М.: Юриспруденция; Издание 3-е, 2012. — 528 c.
  4. Иконы из собрания Церковно-археологического кабинета Московской Духовной Академии. — М.: PeNates-ПеНаты, Московская Православная Духовная Академия, 2015. — 32 c.
  5. Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.
Как правильно заполняется трудовая книжка работника
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here